Vereisten Tracker

Centrale registratie van persoonsgegevens per medewerker: naam, adres, geboortedatum, contactgegevens, burgerlijke staat en nationaliteit.

Opslag van getekende arbeidscontracten en actuele functieomschrijvingen per medewerker, inclusief versiebeheer.

Registratie van identiteitsbewijzen, werkvergunningen en rijbewijzen, inclusief vervaldata en scans.

Vastleggen van minimaal één noodcontact per medewerker met naam, relatie en telefoonnummer.

Uploaden en ordenen van diploma's, certificaten en trainingsbewijzen per medewerker.

Medewerkers dienen verlofaanvragen digitaal in; leidinggevenden keuren goed of af in het systeem.

Registratie van start- en einddatum van ziekteverzuim, met optionele reden en bijlage van doktersbriefje.

Systeem berekent automatisch resterend, opgebouwd en opgenomen verlof per medewerker.

Standaardrapportages van verzuim en ziekteverlof per medewerker, team of periode.

Berekening van bruto-netto salaris per medewerker op basis van contract, uren en toeslagen.

Automatische berekening van loonbelasting en sociale premies per salarisrun.

Berekening van overuren en toeslagen (nacht, weekend, feestdag) volgens vastgestelde regels.

Genereren van een downloadbare PDF-loonstrook per medewerker per salarisperiode.

Exporteren van een bank-klaar betaalbestand (SEPA of lokaal formaat) voor de volledige salarisrun.

Medewerkers klokken in en uit via app, pas of terminal met tijdstempel en locatie.

Registratie van gewerkte uren per medewerker per dag, indien relevant per project of taak.

Beheer van goedgekeurde overuren, compensatiedagen en tijd-voor-tijd saldi.

Tijdregistratie wordt automatisch doorgezet naar roosters en salarisberekeningen.

Publiceren en volgen van openstaande vacatures met omschrijving, eisen en status per kandidaat.

Automatisch genereren van aanbiedingsbrieven, contracten en onboardingdocumenten op basis van templates.

Plannen, documenteren en archiveren van periodieke functioneringsgesprekken per medewerker.

Vastleggen van KPI's en persoonlijke doelen per medewerker met voortgangsbewaking in de tijd.

Digitale evaluatieformulieren met scores en opmerkingen, ondertekend door medewerker en leidinggevende.

Medewerkers loggen in en downloaden op elk moment zelf hun loonstroken.

Medewerkers dienen verlofaanvragen rechtstreeks in via het self-service portaal.

Medewerkers werken zelf hun adres, telefoon en bankgegevens bij, waar nodig met HR-goedkeuring.

Leidinggevenden keuren verlofaanvragen van hun team op één plek goed of af.

Leidinggevenden zien contracten, verzuim en contactgegevens van hun directe medewerkers.

Leidinggevenden hebben toegang tot HR-rapportages op teamniveau zoals verzuim, bezetting en overuren.

Live dashboard met verzuimpercentage per team en periode.

Dashboard met personeelsverloop (in/uit) per periode.

Dashboard met de leeftijdsverdeling van het personeelsbestand.

Dashboard met totale bezetting per afdeling en locatie.

Dashboard met resterend verlofsaldo per medewerker.

Overzicht van overuren per medewerker, team en periode.

Dashboard dat contracten signaleert die binnen 30/60/90 dagen aflopen.

Dashboard met aankomende dienstjubilea.

Automatische e-mail-/in-app-melding aan HR voordat een contract afloopt.

Automatische meldingen bij verjaardagen en dienstjubilea van medewerkers.

Configureerbare goedkeuringsflows in meerdere stappen voor verlof, declaraties en documenten.

Rechtsgeldige digitale ondertekening van contracten en HR-documenten.

Automatische herinneringen voor aankomende evaluaties, trainingen en certificeringen.

Digitaal dossier per medewerker met waarschuwingen, schorsingen en ontslagbrieven.

Elke verkoopmedewerker kan een verkooporder of bon aanmaken via tablet of computer, zonder speciale toegang.

Snelle, wrijvingsloze afrekenflow bij de kassa, in lijn met de eerder getoonde demo.

Volledige controle en audit trail over elke voorraadmutatie in en tussen magazijnen.

Voorraad mag niet ongealloceerd rondzwerven; elke verplaatste eenheid moet gereserveerd zijn voor een levering of order.

Aanmaken en volgen van voorraadoverdrachten tussen afdelingen en locaties.

Live voorraadlijst bijhouden met aantallen per locatie en product.

Barcodescanning gebruiken om voorraadlijsten in het magazijn op te bouwen en te controleren.

Prijskaartjes rechtstreeks vanuit het systeem printen, zonder externe tools.

Labelopmaak is configureerbaar (formaat, velden, logo) per producttype of gebruikssituatie.

Barcode op het label wordt door verkopers gebruikt om het product aan een kassaorder toe te voegen.

Dezelfde barcode wordt gebruikt voor voorraadbeheer en tellingen in het magazijn.

Producttitel wordt op het label afgedrukt.

Reguliere verkoopprijs wordt op het label afgedrukt.

Actie- of kortingsprijs wordt op het label afgedrukt wanneer van toepassing.

Intern product-ID/SKU wordt op het label afgedrukt.

Onderzoek naar elektronische schaplabels (ESL) voor toekomstige uitrol.

Promoties aanmaken met meerdere configureerbare regels (bereik, timing, kortingssoort).

Elke promotie krijgt een duidelijke titel voor intern en klantgericht gebruik.

Korting wordt toegepast als percentage op de reguliere prijs.

Instelbare startdatum waarop de promotie actief wordt.

Instelbare einddatum waarop de promotie automatisch wordt gedeactiveerd.

Promotie kan worden beperkt tot een specifieke productcategorie.

Promotie kan worden toegepast op het volledige assortiment.

Individuele producten kunnen expliciet uitgesloten worden van een lopende promotie.

Alle interne prijzen worden opgeslagen in USD als basisvaluta.

Wisselkoersen voor SRD en EUR zijn instelbaar door de financiële afdeling.

Prijzen worden getoond in de gekozen valuta op basis van de huidige wisselkoers.

Marketing kan wisselkoersaanpassingen inzetten als promotionele prijsstrategie.

Registratie van binnenkomende voorraad van lokale en internationale leveranciers met datum, prijzen, aantallen en leverancierstype.

Apart magazijn om beschadigde of onvolledige goederen (deadstock) te scheiden van verkoopbare voorraad.

Volledig overzicht van voorraadoverdrachten vanuit het centrale magazijn naar filialen.

Filialen bevestigen ontvangst per artikel en aantal voor elke inkomende overdracht.

Snel filteren en herkennen van slow movers en fast movers.

Automatische lage-voorraadmelding voor fast movers (bijv. nog 5 stuks) als trigger voor herbestelling.

Berekening van gemiddelde maandverkoop per categorie op basis van inkoopdatum en voorraad op die datum.

Retourneren van onjuiste of beschadigde goederen aan de leverancier, vooral voor lokale leveranciers.

Onverkoopbare producten afboeken en verplaatsen naar het deadstock-magazijn.

Aanmaken van een afgeprijsde kopie van een beschadigd product met eigen aantal voor uitverkoop.

Inkoopfacturen en leveranciersclaims koppelen aan de inkooporder, alleen zichtbaar voor Finance en Inkoop.

Herinneringen 2 weken / 1 week / 2 dagen voor de vervaldatum van facturen; mogelijk via QuickBooks.

Ondersteuning voor maatwerk-inkooporders voor specifieke klantverzoeken.

Sjabloon voor leverprotocol dat logistieke en overige kosten meeneemt in het inkoopordertotaal.

Inkomende producten controleren op schade en SKU vergelijken met de inkooporder.

Ontvangen aantallen tellen en afstemmen met de inkooporder.

Foto per product uploaden gekoppeld aan de inkoopregel voor audit en disputen.

Productspecificaties en prijs onderhandelen met de leverancier via e-mail of telefoon.

Na akkoord het product aanmaken inclusief leverancier en overeengekomen prijs.

De voorgestelde inkoop ter goedkeuring voorleggen aan Pavan voordat er besteld wordt.

De officiële inkooporder genereren en versturen naar de leverancier.

Logistieke en overige kosten toevoegen aan de inkooporder zodat de landed cost compleet is.

Goederenontvangst in het magazijn registreren op basis van de juiste inkooporder.

Kwaliteits- en schadecontrole met SKU-verificatie bij goederenontvangst.

Ontvangen aantallen verifiëren tegen de inkooporder bij ontvangst.

Fotobewijs per product uploaden gekoppeld aan de inkooporder bij ontvangst.

Voorraadstanden automatisch bijwerken na bevestigde goederenontvangst.

Verkoopprijzen en marges instellen voor ontvangen producten voor vrijgave.

Product activeren in de webshop zodra prijs en voorraad gereed zijn.

Ontvangen voorraad verdelen tussen het centrale magazijn en de filialen.

Levering van klantorders plannen en uitvoeren.

Uitgaande leveringsorder aanmaken met artikelen, adres en levervenster.

Leveringsbewijs vastleggen en ontvangst door de klant bevestigen.

Aan de kassa de voorraadlocatie kiezen waar de klant afhaalt of levering vandaan komt.

Het product wordt op het moment van verkoop gereserveerd op de gekozen voorraadlocatie.

Correctie registreren wanneer de levering vanuit een andere locatie komt dan gereserveerd.

Reservering wordt pas van de voorraad afgeboekt na bevestigde levering via TMS.

De leveranciersfactuur (PDF/foto) direct uploaden bij de bijbehorende inkooporder, zodat document en order bij elkaar blijven.

Meerdere facturen, creditnota's en vrachtdocumenten kunnen aan één inkooporder gekoppeld worden.

Het factuurtotaal wordt vergeleken met de inkooporder en de ontvangen goederen, zodat verschillen direct zichtbaar zijn.

Prijs- en aantalverschillen worden gemarkeerd en kunnen van een opmerking worden voorzien voor opvolging bij de leverancier.

Een eenvoudige status per factuur: open, goedgekeurd of in dispuut — geen boekhouding, alleen controle.

Een Pay-Order aanmaken vanuit een verkooporder, kassaverkoop of online bestelling als hét betaaldocument.

Pay-Order-regels bevatten product, aantal, prijs, korting en btw-code, overgenomen uit de order.

De betaalmethode per Pay-Order registreren: contant, creditcard, online betaling of op rekening.

Valuta en wisselkoers vastleggen op de Pay-Order zodat verkopen in vreemde valuta traceerbaar blijven.

Elke Pay-Order bevat het filiaal en de verkoper die hem heeft aangemaakt.

De Pay-Order printen of mailen naar de klant als bon of factuurdocument.

Een retour of terugbetaling wordt geregistreerd als credit-Pay-Order gekoppeld aan de originele.

Pay-Orders worden naar QuickBooks gestuurd als sales receipt of factuur, credit-Pay-Orders als creditnota.

Status per Pay-Order: concept, definitief, verstuurd naar QuickBooks of sync mislukt.

Veilige OAuth 2.0-koppeling met QuickBooks Online met automatische tokenvernieuwing.

Omzettotalen per dag, per week, per maand en per jaar in één overzicht.

De gekozen periode vergelijken met de vorige periode en met dezelfde periode vorig jaar.

Uitsplitsing van de omzet per filiaal, zodat de prestatie per locatie zichtbaar is.

Uitsplitsing per betaalmethode: contant, online betalingen, op rekening en creditcard.

Omzet per valuta, met een omgerekend totaal in de basisvaluta.

Retouren en terugbetalingen worden als negatieve omzet getoond binnen dezelfde periodeweergave.

Overzicht van geretourneerde producten met aantal en waarde, per filiaal en per periode.

Netto-omzet na retouren en kortingen naast de bruto-omzet.

Aantal Pay-Orders en gemiddelde orderwaarde per periode en per filiaal.

Het hele dashboard filteren op datumbereik, filiaal, betaalmethode en valuta.

Grafieken: trendlijn over de tijd plus uitsplitsingsgrafieken per filiaal en betaalmethode.

De dashboardgegevens exporteren naar Excel/CSV voor verdere analyse of voor de boekhouder.

Rolgebaseerde toegang: niet iedereen mag omzetcijfers van alle filialen zien.

Alleen bevoegde gebruikers mogen inkoopfacturen goedkeuren en naar QuickBooks sturen.

Audit trail op Pay-Orders, credits en factuuruploads: wie deed wat en wanneer.

Informatief overzicht van het openstaande saldo 'op rekening' per klant — de boekhouding zelf blijft in QuickBooks.

Een flexibele homepage met instelbare blokken, uitgelichte secties en huisstijl die zonder ontwikkelaar kan worden gewijzigd.

Voeg hero banners toe aan de homepage, plan ze in en beheer ze met afbeeldingen, links en call-to-action knoppen.

Toon geselecteerde producten, collecties of acties op de homepage op basis van merchandising regels.

Beheer paginatitels, meta beschrijvingen, Open Graph tags en JSON-LD gestructureerde data voor betere vindbaarheid in zoekmachines.

Mogelijk om het ERP platform te connecten met bestaande wordpress Woocommerce

Maak productrecords aan en bewerk ze, inclusief naam, SKU, barcode, merk en status.

Ondersteuning voor productvarianten zoals maat, kleur of materiaal, elk met eigen voorraad en prijs.

Bepaal of een product actief, concept, uitverkocht of uitgefaseerd is op de website.

Creëer en beheer een hiërarchische categoriestructuur met hoofd- en subcategorieën.

Voeg afbeeldingen en beschrijvingen toe aan elke categoriepagina voor betere navigatie en SEO.

Configureer het hoofdnavigatiemenu met links naar categorieën, pagina's en acties.

Upload en beheer meerdere afbeeldingen per product met zoom- en thumbnailondersteuning.

Definieer productattributen en specificaties zoals afmetingen, gewicht, materiaal en onderhoudsinstructies.

Voeg PDF's, handleidingen, datasheets of andere documenten toe aan productpagina's.

Toon de beschikbare voorraad per product per fysieke winkel of magazijnlocatie.

Synchroniseer voorraadniveaus met het backend voorraadsysteem in realtime of bijna realtime.

Verberg of markeer automatisch producten die uitverkocht zijn in alle locaties.

Beheer de basisverkoopprijs, inkoopprijs en marge voor elk product of variant.

Creëer kortingscampagnes met regels op basis van producten, categorieën, datums of klantgroepen.

Genereer en beheer promotiecodes of coupons met gebruikslimieten en vervaldata.

Stel speciale prijzen in voor bepaalde klanten of klantgroepen op basis van contracten of loyaliteit.

Laat klanten producten toevoegen, verwijderen en bijwerken in de winkelwagen voorafgaand aan de checkout.

Configureer verzendmethoden, kosten en levertijden per locatie of bestelwaarde.

Integreer betaalproviders zoals iDEAL, creditcard en PayPal voor online betalingen.

Bestellingen op de website worden automatisch aangemaakt in het backend ordersysteem.

Stuur e-mail of SMS notificaties naar klanten voor orderbevestiging, verzending en bezorging.

Laat klanten via de website retouren en restituties aanvragen, gekoppeld aan backend orderdata.

Bouw een native tablet-applicatie voor iOS en Android die de in-store POS-interface draait. De app moet geoptimaliseerd zijn voor tabletschermen, kiosk/lockdown-modus ondersteunen en een soepele touch-first klantervaring bieden.

Configureer de tablets om in kiosk- of lockdown-modus te draaien, zodat klanten alleen de bestel-app kunnen gebruiken. Beperk toegang tot instellingen, browser, beginscherm en andere apps om misbruik te voorkomen.

Klanten kunnen op de tablet door de productcatalogus bladeren, filteren op categorie, productdetails bekijken en artikelen toevoegen aan een mandje met dezelfde productdata als de webshop.

Wanneer de klant de bestelling bevestigt, genereert de app een uniek bestelnummer (bijvoorbeeld display-code of geprint ticket) dat de klant aan de kassa kan doorgeven om de betaling af te ronden.

Vang optioneel klantgegevens op (naam, e-mail, loyaliteitsnummer) voordat de bestelling wordt ingediend, zodat de kassa-medewerker de order kan opzoeken en de klant notificaties kan ontvangen.

De kassa-medewerker of het kassasysteem moet de volledige bestelgegevens kunnen ophalen door het ordernummer in te voeren dat door de tablet is gegenereerd, zodat de klant gewoon aan de kassa kan betalen.

De bestelling moet als onbetaalde open order naar het kassasysteem worden overgezet. Zodra de klant aan de kassa betaalt, wordt de orderstatus op betaald gezet en start de afhandeling.

Productnamen, prijzen, acties en voorraad moeten in realtime vanuit de ERP/webshop-backend naar de tablets worden gepusht, zodat klanten altijd actuele informatie zien.

Elke winkeltablet toont alleen producten en voorraad die beschikbaar zijn in die specifieke vestiging, rekening houdend met lokaal assortiment, openingstijden en winkel-specifieke prijzen.

Haal de complete productcatalogus, voorraadniveaus, prijzen, categorieën, barcodes en productafbeeldingen uit het verouderde maatwerk-ERP in een gestructureerd, herbruikbaar formaat zoals CSV, JSON of XML.

Haal alle leveranciersrecords op inclusief contactgegevens, betalingstermijnen, contractdata, productlijsten en historische inkoopprijzen uit het oude systeem.

Exporteer alle klantrecords, bezorgadressen, factuuradressen, loyaliteitsdata, contactvoorkeuren en communicatiegeschiedenis uit het oude systeem.

exporteer all products and product details from old ERP

Stock export

Maak een mapping-tabel die oude productvelden, categorieën, eenheden en belastingcodes vertaalt naar de nieuwe ERP-structuur, inclusief fallback-regels voor ontbrekende of niet-overeenkomende waarden.

Map oude klant- en leveranciersrecords naar het nieuwe partij/entity-model, waarbij adressen, contactmethoden en betalingstermijnen genormaliseerd worden naar het nieuwe datamodel.

Stock export

Implementeer regels om dubbele klanten, leveranciers en producten te detecteren in het oude ERP, en definieer hoe deze dubbele records samengevoegd of gemarkeerd worden voor handmatige controle.

Genereer rapporten die ontbrekende verplichte velden, ongeldige formaten, inconsistente eenheden en data die niet automatisch gemapt kan worden markeren, zodat de business deze kan oplossen vóór import.

Migreer productafbeeldingen, bijlagen, documenten en mediabestanden van het oude systeem naar de nieuwe storage-backend, koppel ze aan de juiste records en verifieer bestandsintegriteit.

Bouw een veilige bulkimport voor producten in de nieuwe ERP, inclusief validatie, dry-run modus, foutlogboek en rollback-mogelijkheid voor mislukte batches.

Laad leveranciers en klanten in batches in het nieuwe systeem, met behoud van historische relaties, kredietlimieten en betalingstermijnen, en duidelijke foutmeldingen per record.

Stock mapping

Bouw een sync-engine die kritieke data zoals productwijzigingen, voorraadbewegingen, klantupdates en orders tussen het oude en nieuwe ERP houdt tijdens de parallelle overgangsperiode.

Genereer dagelijkse reconciliatierapporten die voorraad, orders, klanten en financiële totalen vergelijken tussen het oude en nieuwe ERP, zodat afwijkingen snel worden opgemerkt en opgelost.

Definieer regels voor het oplossen van conflicten wanneer dezelfde record in beide systemen wordt gewijzigd tijdens parallelle bedrijfsvoering, inclusief handmatige review-queues en systeem-of-record-beslissingen.

Plan een gecontroleerde overgang van het oude ERP naar het nieuwe, waarbij per afdeling of datatype bepaald wordt wanneer het stopt met bijwerken in het oude systeem en leidend wordt in het nieuwe systeem.

Bereid een rollback-procedure voor die de bedrijfsvoering binnen een afgesproken fallback-venster kan terugzetten naar het oude ERP bij kritieke problemen tijdens live-gang, inclusief stappen om data terug te syncen.

Voer na live-gang een eindaudit uit waarbij belangrijke aantallen, totalen en steekproefrecords uit het oude en nieuwe ERP worden vergeleken, en documenteer de migratieresultaten en eventuele resterende uitzonderingen.